PROJECT MANAGEMENT OFFICE, “IMPORTANCIA Y FUNCIÓN: LA VOZ DEL LÍDER INSPIRADOR”

por Jul 27, 2020competencias blandas, Liderazgo

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De acuerdo con el PMI, una PMO – Project Management Office, es un grupo o departamento dentro de una empresa que define y mantiene los estándares para la Gestión de Proyectos dentro de una organización.

Una PMO, funciona como una oficina de gestión de proyectos, programas o portafolios, sirviendo como soporte (definiendo, creando, estandarizando y facilitando) procesos de gestión.

Cuando se habla del rol de la PMO, nos referimos a proporcionar el apoyo necesario para gestionar proyectos en concordancia con los objetivos definidos, dando atención al entrenamiento del capital humano en relación al “know-how” con el cual la organización puede y debe ejecutar sus proyectos.

Dentro del proceso de estandarización es muy importante esclarecer el enfoque de la PMO hacia proyectos, programas y portafolios, de acuerdo al tipo de estrategia, duración y correspondencia con los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Una PMO busca estandarizar estrategias de acuerdo a diferentes proyectos, diferentes personas y diferentes organizaciones, dando mayor peso al significado que esto tiene para el profesional y la organización como tal.

La PMO ha evolucionado en el tiempo, de acuerdo a la sincronía entre proyectos y objetivos de negocio, de forma ágil, sensata y coordinada, tornándose en una PMO madura.

El Modelo de Evolución de competencias de una PMO, hacia la madurez, fue creado por Gerard M. Hill, y define una serie de etapas de evolución, donde cada una sugiere un nivel particular de capacidad funcional que la PMO habrá alcanzado, si las funciones se implementan por completo. A continuación, se resumen brevemente estos niveles:

  • Nivel 1 – Oficina de Proyectos (Project Office), orientado a lograr los entregables y objetivos del proyecto (costo, tiempo y recursos);
  • Nivel 2 – PMO Básica (Basic PMO), orientado a proveer una metodología estándar para uso en todos los proyectos.
  • Nivel 3 – PMO Estándar (Estándar PMO), orientado a desarrollar capacidades y una estructura que permitan dar soporte y gestionar los proyectos de forma coherente y efectiva.
  • Nivel 4 – PMO Avanzada (Advanced PMO), orientado a aplicar e integrar las capacidades que permitan lograr los objetivos comerciales del proyecto.
  • Nivel 5 – Centro de Excelencia (Centre of Excellence), orientado a gestionar la mejora continua y la colaboración entre departamentos para lograr los objetivos comerciales estratégicos del proyecto/organización.

Sin embargo, la PMO “Evolucionada” está muy influenciada por la llamada revolución digital, donde la tecnología de la información juega un papel muy importante basado en tecnologías innovadoras y creativas, habilitadas para un funcionamiento digital alineado con la estrategia organizacional, lo cual se ha evidenciado aún más debido a la nueva normalidad “digital” a consecuencia de la pandemia, donde organizaciones y proyectos están en la necesidad de adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y las nuevas prioridades comerciales.

En medio de todas estas metodologías y cambios latentes en el entorno de proyectos a nivel mundial, la figura del líder de la PMO juega un papel protagónico y estratégico, a fin de lograr maximizar la eficiencia de la organización y sus proyectos.

El líder de PMO debe ser transformador, versátil e innovador, siendo la voz central para el trabajo del proyecto en la organización que apoya, capaz de inspirar y manejar las metodologías, estándares, y sobre todos los riesgos y oportunidades, entre los proyectos a nivel empresarial.

De acuerdo con Simon Sinek, conferencista motivacional y autor del bestseller internacional “Start with Why”, los grandes líderes deben ser capaces de inspirar y tomar acción, plasmado brillantemente en su obra, y que podemos resumir en seis principios fundamentales:

  1. El mundo (y los proyectos) que no comienzan preguntando él porque de las cosas, asumen que saben, lo que muchas veces incurre en falsas verdades conllevando a grandes riesgos y/o fracasos;
  2. Analizar otras perspectivas: Adaptabilidad a las condiciones, recursos y circunstancias;
  3. Seguimiento de Lideres: Gente que cree en lo que tú crees y lucha por ello.
  4. Motivación: definitivamente es lo que conlleva a la Grandeza (requerida y necesaria en todo proyecto).
  5. Retarse al Éxito: la capacidad de Ser y Sentirse exitoso en nuestros objetivos.
  6. Descubrir ¿Por Qué?, ser un líder verdadero y exitoso significa poder Inspirar a tu equipo.

El líder de la PMO, es, en definitiva, la voz motivadora donde el equipo determina la importancia y función de la labor realizada, impactando en factores clave que les definen, escuchando los clientes internos, identificando y evaluando constantemente su madurez, a fin de retroalimentarse y ser capaz de evidenciar y dominar sus servicios, direccionado al cumplimiento satisfactorio de los objetivos.

En este sentido, y en sinergia con la labor inspiradora del líder, cada PMO es auténtica y diferente de acuerdo a los servicios que demandan sus clientes internos, donde constantemente la función crece y evoluciona en pro de los objetivos y el camino propio trazado, a fin de asegurar que los proyectos, programas y portafolios que se ejecuten sean estandarizados y conducidos al éxito, a través de un entorno colaborativo que combine visión estratégica, disciplina y compromiso de todo el equipo.

Autor

Civil Engineer, Master Degree in Project Management, with more than 14 years of experience in Engineering and Construction, Quality Control, Quality Assurance and Technological Control in Laboratory, with extensive knowledge and training in Paving.

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