EL ARTE DE LA NEGOCIACIÓN DENTRO DE UN MAR DE LOS INVOLUCRADOS.

por Oct 6, 2020competencias blandas, positivethinking

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El diario acontecer de los proyectos está enmarcado en un universo de variables, sean técnicas, logísticas, administrativas, económicas, o inclusive políticas. Sin embargo, existe un denominador común que envuelve dichas variables y todos los procesos y servicios relacionados, que finalmente convergen y se simplifican en una figura, la persona. Sea individual o grupal, las personas asumen un rol protagónico de acuerdo con su participación especifica en cada proyecto, tornándose en lo que conocemos como stakeholders (también: involucrados o interesados).

Según el PMBOK, los involucrados son todas aquellas personas u organizaciones que tengan algún tipo de relación o interés sobre el proyecto, trabajen o no en él.

Los involucrados de un proyecto son aquellos que, en forma directa o indirecta, son influenciados o ejercen alguna influencia sobre el proyecto como tal. En este sentido, es claro para todo Director de Proyecto que el manejo de los involucrados es sin duda una de las áreas de inherencia que demanda mayor tiempo, pero sobre todo estrategia.

Aunque existen infinitos métodos y matrices para establecer escenarios de tratamiento relacionado a cada involucrado de acuerdo a su rol en el proyecto, sea por influencia o por interés cada involucrado y cada proyecto son totalmente diferentes, lo cual demanda del equipo responsable un análisis de causa y efecto con detalle a profundidad de cada uno de estos, que aunque sean diferentes, son certeza de que un tratamiento inadecuado sobre ellos puede generar resultados catastróficos al proyecto.

Existe una amplia gama de individuos, grupos y organizaciones que pueden o no tener una postura positiva hacia el proyecto, incluso teniendo actitud positiva su influencia puede no estar alineada a los objetivos y estrategia definida por el equipo de proyecto. A continuación, se mencionan seis (6) tipos de involucrados considerados más comunes en proyectos de construcción:

  1. El Dueño del Proyecto (Promotor);
  2. El Beneficiado (Cliente);
  3. El que ejecuta (Ingeniería: Diseño y Construcción);
  4. El que financia;
  5. Los relacionados externos;
  6. El que controla (PM).

En el caso del Promotor o dueño del proyecto, es considerado de alto impacto, interés e influencia ya que es el responsable de la puesta en marcha o arranque del proyecto, siendo quien toma las decisiones de mayor peso. El dueño del proyecto puede tener tratamientos diferentes dependiendo de su origen, por ejemplo, si es un proyecto de estado o privado, si es legalmente constituido de forma individual o como consorcio, lo cual indudablemente será un detonador- diferenciador para el curso del proyecto.

El cliente o beneficiado, es considerado generalmente el usuario final del proyecto, sin embargo, en este foco el espectro de beneficiados se expande de acuerdo con el tipo de proyecto, por ejemplo, en la construcción de un centro comercial los involucrados beneficiados pueden ir desde el que compra los locales, hasta el consumidor final de cada comercio, lo cual demanda tratamientos totalmente diferentes.

El órgano ejecutor, sea el diseñador o el constructor posee sin duda un gran peso, pero sobre todo estrategia en la balanza al combinarse con el diseño. Imagine el lector que el proyecto está diseñado y construido por el mismo involucrado, donde existe una comunicación fluida y sinérgica. Ahora imaginemos el escenario adverso, es decir, que diseño y construcción parten de involucrados diferentes, donde el proceso de comunicación no funciona de forma adecuada. En síntesis, tratamientos y resultados sumamente divergentes.

Pasando a un ámbito económico – financiero, el cual es sumamente delicado, en proyectos donde existe la figura de financiamiento externo al promotor o que dependen del estado se desarrolla una línea muy delgada de impacto – influencia – consecuencia, donde el resultado siempre es de cuidado significativo. Evidentemente, la estrategia implementada será determinante para mantener el equilibrio de la ecuación financiera respecto al avance del proyecto.

Al posicionar a los relacionados externos la labor se densifica, ya que en el mundo globalizado de hoy son precisamente estos involucrados los que apoyan positiva o negativamente al avance de las obras. Entiéndase por relacionados externos todas aquellas comunidades cercanas, instituciones gubernamentales o de servicios relacionadas, proveedores, subcontratistas, influenciadores, e incluso las familias directas de los trabajadores del proyecto. Entiéndase que los relacionados externos pueden incluso tener influencia en el desenvolvimiento de los entregables del proyecto, llegando incluso a generar y plantear riesgos en el periodo durante las diferentes etapas del proyecto.

Finalmente encontramos la figura del Project Manager o comúnmente llamado “el que controla”, siendo responsable por analizar y equilibrar que todos los anteriormente mencionados puedan desarrollar sus funciones de forma coherente y eficiente en pro del cumplimiento de los objetivos del proyecto. Imaginemos como puede ser esta estrategia si internamente el equipo de “controladores” no se encuentra alineado y/o posee una estrategia de comunicación, integración y manejo de los involucrados, la respuesta es probablemente ineficiente.

La Gestión de los Stakeholders además de ser una de las áreas de conocimiento más relevantes según el PMBOK, es sin duda quien pone en gran evidencia la aplicación de las competencias blandas entre involucrados, demandando constantemente la habilidad de Negociación.

La Negociación es hoy protagonista en nuestra vida diaria y nuestros proyectos, permitiéndonos constantemente optimizar resultados y priorizar acciones, donde tanto las habilidades como la motivación del individuo son piezas indispensables del engranaje final.

En proyectos constantemente negociamos precios, servicios, soluciones, remuneraciones, incluso posturas del equipo respecto a las diferentes situaciones. El manejo de los involucrados no escapa de esta negociación, donde lo ideal es que el resultado sea un ganar – ganar.

“Muy poca Gente escucha con la intención de entender, solo escuchan con la intención de responder”.

Stephen Covey.

Uno de los principios fundamentales para establecer una buena negociación, es precisamente saber escuchar para entender al otro, sin embargo, lo común es precisamente responder, incluso antes de escuchar.

El Arte de la Negociación relacionado a los involucrados de un proyecto, es sin duda un mar de estrategias enmarcado en un abecedario de actitudes en pro de generar soluciones, teniendo como premisa que la negociación es una relación persona – persona.

Cuando hablamos de los involucrados de un Proyecto, la estrategia del Director de Proyecto y su equipo, inicia en analizar, conocer y entender lo que esa persona (o grupo) representa en el conjunto de variables existentes, sin descuidar la autoridad, liderazgo, y habilidades que se deberán implantar para poner en marcha un conjunto de acciones que resulten en una relación ganar – ganar con resultados positivos para todos.

Evidentemente el manejo de los involucrados demanda que el colectivo relacionado pueda hablar desde un idioma de inteligencia emocional, lo suficientemente objetivo como para ser capaz de separar las personas y los problemas, centrándose en los intereses comunes y el mayor beneficio al Proyecto.

Un mal manejo de los involucrados tendrá un impacto negativo debido a la falta de participación de los interesados o en el caso contrario el exceso de protagonismo, traducido en falta de objetividad y lógicamente incumplimiento del alcance y objetivos del proyecto.

“Coraje es lo que se necesita para ponerse de pie y hablar, coraje también es lo que se necesita para sentarse y escuchar”

Sir. Winston Churchill.

El proceso de negociación deberá ser siempre un proceso objetivo, ético y humano, que sea capaz de cultivarse y retroalimentarse, siendo conforme a ambas partes, generando alternativas y desarrollando acuerdos que permitan la aplicación de soluciones eficientes, pero sobre todo soluciones basadas en principios.

Autor

Civil Engineer, Master Degree in Project Management, with more than 14 years of experience in Engineering and Construction, Quality Control, Quality Assurance and Technological Control in Laboratory, with extensive knowledge and training in Paving.

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