DEFINICIÓN DE PRIORIDADES: ¿CÓMO UN MAL ENFOQUE PUEDE REPRESENTAR GRANDES PÉRDIDAS?

por Oct 12, 2020competencias blandas, Liderazgo

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Diariamente se ha hecho común la práctica de generar nuestro “to do list” con las actividades que consideramos como prioridades. Incluso, si nos trasladamos al final de la semana, cuando hemos generado varias de estas listas, surge una nueva que acumulada aquellas actividades que no logramos ejecutar según estaba previsto.

Te has preguntado ¿Por qué estas actividades que se van acumulando y quedan al final de nuestros “to do list” no llegan nunca a ejecutarse?, o mejor dicho no llegan a ejecutarse en el tiempo previsto. Seguramente la respuesta que encontramos rápidamente es Falta de Planificación”.

Antes de juzgarnos por no ser buenos planificadores de nuestro propio tiempo, es importante conocer el concepto de la palabra prioridad.

De acuerdo con la Real Academia Española, el significado de prioridad obedece a lo siguiente:

  1. Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden;
  2. Anterioridad o precedencia de algo respecto de otra cosa que depende o procede de ello.

Preguntémonos ahora si cuando diariamente realizamos nuestros to do list” partimos de la premisa de establecer nuestras verdaderas prioridades, o si en realidad, las actividades que estamos planificando no son parte de ellas.

Ellen AusterShannon Auster-Weiss en su trabajo para Harvard Business Review en 2020, presentaron el artículo Conquer Your To-Do List with This Simple Hack (Conquista tu lista de cosas por hacer con este sencillo truco), profundizaron la forma más eficiente de establecer verdaderas prioridades, aplicando la matriz definida y popularizada previamente por el ex presidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower y el Dr. Stephen Covey, donde atribuyen a la definición de las variables urgencia e importancia el verdadero establecimiento de las prioridades.

Evidentemente las actividades más urgentes e importantes serán las encabezaran nuestra lista, demandando atención inmediata, y aquellas menos importantes y/o urgentes podrán ser reprogramadas o incluso eliminadas, es decir, no entrarían en el mencionado to do list”, lo cual representaría orientar nuestros tiempos hacia las verdaderas prioridades.

En este sentido, una de las competencias que como Project Managers debemos profundizar es nuestra capacidad de análisis para establecer una adecuada administración de los recursos, dando relevancia a un recurso tan valioso como lo es el tiempo. Sin embargo, muchas veces perdemos mucho tiempo en definir lo que consideramos importante y urgente, y descuidamos el riesgo que esto puede ocasionar para nuestros proyectos, al no ser capaces priorizar y sobretodo, tomar acción en el tiempo adecuado.

Una de las principales causas de la falta de actuación en el tiempo adecuado se encuentra en la falta de delegación en el equipo, lo cual es un detonante en el uso irracional del tiempo. Como líderes debemos tener claro que no podemos ejecutar un proyecto de forma individual, por el contrario, necesitamos generar empatía y confianza con bases sólidas para que el proyecto pueda llevarse a cabo con éxito, garantizando siempre la satisfacción de nuestros clientes.

El cliente siempre será el primer involucrado en la administración de nuestros tiempos, y la prueba más sólida en la buena comunicación y delegación dentro de nuestros equipos.

“El resultado en las relaciones a largo plazo es cada vez mejor calidad y costos cada vez más bajos”

W. Edwards Deming.

Considerado el Padre de la Calidad Total.

A continuación, presentamos un caso de la vida real donde elementos como la falta de definición de prioridades y ausencia de delegación pusieron en tela de juicio las habilidades del Director de Proyecto, además de arriesgar el posicionamiento de la marca y la satisfacción del cliente.

La situación mencionada se presentó cuando en 2018, la empresa BusinessIng estableció un contrato de exclusividad con la empresa PMServices (por razones de confidencialidad para este artículo se utilizarán nombres ficticios).

BusinessIng actúa como dueña de la marca en el país de origen y PMServices es la responsable de la distribución del producto en el país que denominamos como mercado objetivo. El negocio pertenece al sector Retail.

Para el inicio de la distribución del producto en el país considerado como mercado objetivo PMServices como firma de proyectos representaba a diferentes sectores de industria, siendo que la industria Retail no estaba a esa fecha, en su momento de mayor demanda.

Transcurrido un año, la balanza comenzó a inclinarse hacia el incremento de la demanda en el mercado Retail, donde el producto ya contaba con participación y reconociendo entre los consumidores, abriéndose una oportunidad importante hacia el incremento de las ventas y obtención de resultados en este nicho de negocio.

Mientras el Director de PMServices dedicaba la mayor parte de su tiempo a otros sectores, uno de los miembros de su equipo (a quien llamaremos PM-1) detectó el crecimiento tanto del producto como de la marca en el mercado, influenciado directamente por la buena calidad del producto y competitividad económica basada en elementos como confort, durabilidad y diseño, con lo cual desarrolló un Plan de Marketing detallado, con el objetivo de posicionar la marca como una de las líderes del negocio, apuntando hacía la fidelización de clientes de peso y aprovechando ventajas actuales como la fuerte presencia en redes sociales y estrategias diferenciadas tanto con distribuidores de amplio alcance y con embajadores testimoniales (los denominados “influencers” en el lenguaje de la generación Z).

Transcurrido un tiempo, cuando PM-1 entregó el Plan de Marketing al Director del Proyecto, este último no supo priorizar el tiempo para dar la atención al caso, tampoco se orientó por delegar esta cuenta a otros miembros de su equipo, o incluso analizar el riesgo que se avecinaba, y que finalmente aconteció.

La situación concluyó en lo siguiente: BusinessIng percibió que no estaba teniendo los resultados en ventas que podían generar en el mercado, donde, además, no estaban siendo considerados por PMServices como una de sus cuentas prioritarias. Como consecuencia, una vez culminado el periodo contractual de exclusividad entre las partes, la relación comercial cesó.

Seis meses después PM-1 consolidó su propia firma de Project Management posicionando a BusinessIng como su proyecto piloto, implementando el Plan de Marketing que nunca fue considerado prioridad por el antiguo Director de Proyectos, y logrando incrementar más de un 40% las ventas, siendo hoy día uno de los líderes en esta rama del Retail.

“La voluntad es un acto racional que se compone de querer y elegir”

Enrique Rojas

Medico Humanista, Autor y Catedrático Español.

Cuando analizamos el caso presentado, saltan al escenario elementos imprescindibles tanto para nuestro valorado “to do list” como para lo que llamaremos “Our Must-Skills” (Nuestras Competencias “Deber”), que describimos a continuación:

  1. Enfoque Objetivo.

Como Project Managers, necesitamos analizar y entender la relación  simbiótica que existe entre el tiempo y la generación de resultados, lo cual empieza y termina directamente en el establecimiento de nuestras prioridades.

Si para el Director de Proyectos de PMServices, el crecimiento de BusinessIng no calificaba como una prioridad, evidentemente la marca nunca iba a poder alcanzar (bajo su liderazgo comercial) los resultados para los cuales estaba apuntando.

  1. Administración del Tiempo.

Definir lo que es importante y urgente es la base de la administración y el establecimiento de nuestras prioridades, sobretodo cuando estamos siendo responsables por el desarrollo de uno o varios proyectos. La verdadera capacidad multi-tasking de los profesionales (y del individuo como tal) rádica en saber distinguir en tiempo real, e incluso, anticiparse a las necesidades y acciones que conduzcan al cumplimiento de los objetivos.

Evidentemente si el Director de Proyectos de PMServices no consideraba el producto de BusinessIng como prioridad, por ende, no era urgente ni importante, razón por la cual no era necesario invertir su tiempo o parte de el en este proyecto.

  1. Comunicación con el equipo.

La comunicación es y debe ser, uno de los protagonistas de nuestra vida, y más aún de todo proyecto. Como vamos a saber las necesidades de nuestros cliente y equipos si no nos comunicamos con ellos, o peor aún no aceptamos sus opiniones.

Según el PMI, en la gestión de la comunicación del proyecto, los Directores de Proyecto debemos asegurar que se entrega el mensaje adecuado, a la audiencia del proyecto adecuada, y en el momento adecuado. Siendo fundamental para dirigir el proyecto hacia el éxito y minimizar los riesgos.

Si el Director de Proyectos de PMServices no tenía una comunicación asertiva y efectiva (en parte por su falta de establecimiento de prioridades) no podía entender el escenario que estaba aconteciendo, donde evidentemente el riesgo se convirtió en realidad al perder un cliente potencial y un miembro importante de su equipo, que posteriormente se convertiría en su competidor directo.

  1. Saber Delegar.

Sin duda una buena comunicación tendra como resultado la delegación planificada. Cuando tenemos empatía y confianza en nuestro equipo los resultados serán mucho más acertados y rápidos, ya que como sucede en un buen partido de ajedrez, las piezas van asumiendo su lugar en la estrategia hasta lograr la victoria.

La delegacion representa dentro del mundo totalmente globalizado, diverso y multicultural actual, una de las habilidades mas importante del Project Manager,la cual debe ser recurrente y presente en todo equipo de proyecto, más aún en los que manejan una gran cartera de clientes.

Una relación de delegación planificada y sobretodo confianza y empatia hubiera, sin duda, marcado la diferencia en la relación entre PMServices y BusinessIng, ya que el trabajo desarrollado por PM-1 fue la clave en el posicionamiento de la marca en el mercado objetivo. De haber incluido este elemento en sus Must-Skills probablemente el éxito de la estrategia habría sido catalogado como el éxito del Equipo de PMServices, logrando mantener la relación comercial, potencializando su equipo y dando apertura a nuevos clientes relacionados.

  1. Inteligencia Emocional.

Los seres humanos muchas veces nos comportamos reactivos ante las opiniones de otros, pensamos y sentimos que si un miembro de nuestro equipo quieren ganar protagonismo a cuenta de nuestras fallas, nos está agrediendo; si es un liderado suminmos que quiere nuestro puesto; si es un par que quiere sacarnos del equipo y si es un superior asumimos que no acepta nuestro talento. Todas las anteriores evidencian falta de madurez e inteligencia emocional.

El miedo a ser vulnerables se apodera e instala en nuestra mente haciendonos actuar equivocadamente, y respondiendo negativamente al feedback y/o las ideas de otros, tomandolos como criticas negativas, incluso destructivas.

En el caso del Director de PMServices, muchas de las causas de su falta de atención al Plan de Marketing presentado por PM-1 radicaban en que se sentía expuesto. Cuando su plan de acción inicial se evidenció como débil, antes de ver la realidad escogió pensar que PM-1 estaba retando su liderazgo, o queriendo debilitar su gestión (y su imagen) ante el cliente. La falta de IE trajo como resultado la perdida de muchos consumidores finales debido a la ausencia de estrategia publicitaria e implantación de la marca, lo cual fue un detonante en la rendición del contrato con su empresa, y además la desmotivación de miembros de su equipo, en especial PM-1 que termino creando otra firma.

  1. Humildad.

La humildad del Director de Proyectos es sin duda uno de los factores claves del exito, sin que esto signifique (de forma erronea) perder su autoridad o su protagonismo. Humildad significa entender el proceso desde todas sus perspectivas y alinearlo en beneficio de los resultados.

Muchas veces pensamos que ser humildes significa perder protagonismo o posición, incluso demostrar debilidad ante nuestros equipos, pares y superiores, desarrollando posturas de liderazgo carentes en empatia y de humanidad, que en la mayoria de los casos no generan los resultados esperados, y carecen de un elemento indispensable en toda relación, el respeto.

En el caso presentado, el Director de Proyectos falló en humildad no solo con su equipo sino con su cliente, lo cual se evidenció en su falta de interes, y en la acción de suponer que la cuenta no era importante, resultando en lo que en mi opinion personal es lo peor que puede suceder en un proyecto y es un cliente insatisfecho.

En terminos de su liderazgo, la falta de humildad sin duda emglobó la falta coordinación, comunicación y sobretodo de acción, y trabajo en equipo, evidenciando una falta de enfoque y estrategia.

Definir nuestras prioridades es sin duda un catalizador de resultados eficientes y una gran herramienta de administración del tiempo de forma coherente y optimizada. Crear un “to do list” por muy simple que parezca requiere atención, entendimiento y profundización de lo que verdaderamente es indispensable en un determinado momento, partiendo de la aplicación de nuestras Must-Skills y sobretodo entendiendo que el servicio al cliente es en palabras del Padre de la Calidad Total, “el arma secreta de la empresa que alcanza la excelencia”.

Autor

Civil Engineer, Master Degree in Project Management, with more than 14 years of experience in Engineering and Construction, Quality Control, Quality Assurance and Technological Control in Laboratory, with extensive knowledge and training in Paving.

Autor

Arquitecto con Maestría en Gerencia de Proyectos de Vivienda del Tipo Interés Social, con más de 12 años de experiencia en el área de Diseño, Construcción y Administración de Proyectos Inmobiliarios y de Remodelación, con amplio conocimiento y formación en Inspección y Planificación de Obras.

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