GESTIÓN DE DISEÑO: LA ETERNA DISPUTA ENTRE EL QUIERO Y EL NECESITO

por Oct 26, 2020Gestión del Diseño

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La Gestión de diseño de un proyecto consiste en entender, definir y organizar estratégicamente las ideas, necesidades, requerimientos, materiales, procesos, tiempos y costos, con el objetivo de obtener los resultados esperados.

Para el Director del Proyecto, la Gestión de Diseño es una de las primeras y principales responsabilidades debido a que de este proceso surgen las decisiones relativas a cómo va a ser desarrollado y ejecutado el proyecto, siendo que dicha gestión constituirá la brújula hacia donde serán orientados todos los servicios involucrados.

Evidentemente la gestión y generación del diseño sirven como input fundamental para la definición y control del cronograma de trabajo y la EDT (estructura desglosada de trabajo) también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure (WBS), de donde surgen los diversos entregables determinados acordes al tiempo y los recursos disponibles. Sin embargo, en este proceso se aglomeran un sinfín de elementos que deben ser analizados durante la Gestión del Diseño como son el tiempo, el costo y los requerimientos del cliente, siendo que, alinear todos estos resulta una tarea de cuidado.

Si bien es cierto, la definición de proyecto en términos de arquitectura e ingeniería puede resultar un proceso complicado, sobre todo cuando no es posible priorizar las necesidades y requerimientos del cliente en relación con los objetivos de costo, alcance tiempo y calidad.

Durante este proceso, serán desarrolladas diversas alternativas que una vez analizadas, deberán participar de un proceso de evaluación que permita concretar cuál es la más acertada para cumplir con los objetivos.

En el proceso de selección de las alternativas intervienen uno o varios involucrados de extrema importancia como son los diseñadores y/o profesionales responsables tanto por el diseño arquitectónico como la ingeniería, resultando indispensable en este punto la labor del equipo de proyecto para generar una comunicación asertiva que permita el entendimiento y fusión del diseño traducido a las necesidades y expectativas del cliente.

La diferencia entre las necesidades y las expectativas del cliente.

Entender este concepto es fundamental para el Director de Proyecto y su equipo, ya que es base para mantener en equilibrio los objetivos costo y alcance. Existen casos donde los requerimientos establecidos en el Pliego de Cargos y las Especificaciones Técnicas están totalmente alejados de las expectativas del cliente, es decir, “el quiero” y “el necesito” no se dan la mano.

Cuando las expectativas del cliente difieren de lo que realmente está establecido en el pliego de cargos, el resultado a nivel de costo probablemente no será el esperado, incurriendo además en sobre tiempos y problemas de calidad, debido a que el ente contratante no está conforme.

De acuerdo con el PMI, el Acta de Constitución del Proyecto es el documento donde se confirman los requisitos y necesidades establecidos en el contrato y Pliego de cargos, generando claridad respecto a las expectativas del cliente.

El cumplimiento de los requisitos corresponde al objetivo más importante de la Gestión de la Calidad, la cual debe estar integrada a la Gestión del Diseño, donde se administrarán los requisitos a lo largo de todas las fases del proyecto.

Es importante resaltar que el Director del Proyecto debe considerar el escenario donde algunos elementos varían durante la ejecución del Proyecto (dependiendo también de los stakeholders), por lo cual deberá identificar los procesos necesarios y relacionados a la funcionalidad del diseño.

A continuación, se presentan diversos elementos que deberán considerar e integrar a la Gestión del Diseño:

  1. Antecedentes.

Significa ponerse en contexto con el proyecto, es decir, investigar cómo fue su origen. En todo proyecto es fundamental indagar en todas las acciones previas relacionadas, sean empresas, documentación, involucrados, procesos de licitación previos, etc.

  1. Stakeholders.

Consiste en identificar y entender como deben administrarse a todos los involucrados y relacionados al proyecto. En la Gestión del Diseño hay tres entes fundamentales como son: el Cliente (y lo que el requiere y espera), el Diseñador (y lo que el desea hacer y debe hacer) y el Constructor (y lo que debe hacer y que decide hacer). Es fundamental en este proceso entender y profundizar en el Manejo y Esclarecimiento de las Expectativas.

  1. Requerimientos.

Consiste en establecer una sinergia e integración con la Gestión del Alcance de acuerdo con la definición de requisitos establecida en el Acta de Constitución del Proyecto. Los requisitos deben estar relacionados con el EDT del Proyecto, por lo cual la gestión de integración del diseño y el alcance juegan un papel protagónico durante todo el proyecto, y donde deben estar definidos en el tiempo según el cronograma para cada entregable.

  1. Objetivos.

El Director de Proyecto debe tener claro y transmitir a su equipo cuales son los objetivos que persigue, alineando estos a los entregables de proyecto definidos en el diseño.

Se deben gestionar los objetivos, relacionando estrechamente los requisitos y entregables, acordes al cumplimiento de las metas, manteniendo dicha relación durante todo el proyecto. Siendo clave dar prioridad a los diferentes objetivos del proyecto de acuerdo con las necesidades de los involucrados y la integración de la Gestión de Calidad.

  1. Materiales.

Dentro de las especificaciones técnicas es prioritario entender los materiales definidos y diferentes tipos de acabados establecidos en el Pliego de Cargos del Proyecto, integrando estos a la gestión del Costo y Gestión del Diseño en forma simultánea, y bajo el asesoramiento de los profesionales externos relacionados, que permita generar entregables de acuerdo con los materiales solicitados y dentro de las metas de costo, alcance y tiempo.

  1. Estrategia de Calidad.

Todo diseño debe prestar atención a los detalles, cumpliendo con la funcionalidad, la innovación y los requisitos establecidos, enmarcados dentro de una estrategia adecuada.

Una estrategia de calidad es aquella que permite desarrollar un proceso para alcanzar las metas del proyecto dentro los elementos y restricciones que lo conforman como son los recursos, cronograma, presupuesto, materiales, logística, etc., donde la innovación también juega un papel fundamental en la satisfacción de las expectativas del cliente (más allá de los requerimientos establecidos).

  1. Costo.

La integración del diseño y el costo ha generado lo que conocemos como Ingeniería de Valor, que significa desarrollar el diseño desde un foco de cumplimiento de costos, alcance y tiempo, sin sacrificar las expectativas del cliente.

  1. Tiempo

La integración de los entregables definidos en el diseño dentro del cronograma permitirá que el proyecto sea ejecutado de forma controlada y optima, a fin de lograr satisfacer las expectativas y necesidades del cliente e involucrados.

La gestión del diseño siempre será un proceso vivo, donde es importante integrar todos los elementos del proyecto en el diseño, a fin de generar entregables con la calidad requerida permitiendo definir, administrar, controlar y optimizar el proyecto durante todas sus etapas, entendiendo que durante su evolución y a través de procesos de mejora continua e integración de una adecuada Gestión de Cambios, es posible seguir optimizando el diseño en pro y obtener mejores resultados.

En la actualidad la Gestión del Diseño resulta mucho mas rápida y eficiente apoyada en herramientas que permiten el desarrollo de entornos colaborativos en tiempo real donde la información se mantiene viva y activa para todos los involucrados.

A través de la metodología BIM (Building Information Modeling) se puede desarrollar la coordinación de diferentes tecnologías para la Gestión de Proyectos, enmarcado dentro de un modelo digital 3D único, lo cual permite reducir tiempos de diseño y producción que conllevan a la disminución de los costos.

Autor

Civil Engineer, Master Degree in Project Management, with more than 14 years of experience in Engineering and Construction, Quality Control, Quality Assurance and Technological Control in Laboratory, with extensive knowledge and training in Paving.

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